GDPR e scuola: le figure che si occupano del trattamento dei dati

Quando si parla di data protection, come già sai, si chiama in causa un mondo all’insegna della complessità. Entrando nel vivo delle sue applicazioni concrete, non si può non prendere in considerazione le figure che, nell’ambito della scuola, si occupano del trattamento dei dati personali. La curiosità è naturale in quanto, dietro le mura di qualsiasi istituto scolastico, è grande la mole di dati personali, anche sensibili, con cui si ha a  che fare. Se vuoi sapere qualcosa di più in merito, non devi fare altro che proseguire nella lettura di questo articolo.

Chi è il titolare del trattamento dei dati?

La figura del titolare del trattamento dei dati è disciplinata dall’articolo 4 del GDPR. Chi svolge questo ruolo a scuola? Il compito di determinare i mezzi e le finalità del trattamento dei dati spetta al dirigente scolastico. Per essere precisi, è il caso di ricordare che, in alcuni casi, si può avere a che fare con una contitolarità e con il MIUR che ricopre il ruolo appena citato.

Chi è il responsabile del trattamento dei dati a scuola?

Chi è il responsabile del trattamento dei dati a scuola? La prima cosa da dire al proposito è che la figura in questione deve essere distinta da quella del titolare. Il responsabile, come ci ricorda il Regolamento Europeo, deve operare, per quanto riguarda il trattamento dei dati, sotto il controllo del titolare.

Il responsabile del trattamento dei dati a scuola deve rispondere a specifici requisiti. Quali sono? Per essere precisi, si tratta di un requisito unico, ossia la capacità di concretizzare misure tecniche adatte alla tutela dei diritti degli interessati.

Fondamentale è rammentare che la figura a cui stiamo dedicando questo paragrafo può essere un soggetto esterno alla scuola. Fondamentale è che la nomina sia accompagnata dalla redazione di un contratto, nel quale devono essere dettagliati gli obblighi a carico del responsabile e i limiti riguardanti il trattamento dei dati.

DPO (Data Protection Officer)

Quando si parla della figura del DPO (Data Protection Officer), si inquadra un ruolo obbligatorio per concretizzare le linee guida di data protection espresse nel Regolamento Europeo per le autorità e le istituzioni pubbliche. Chiaro è che la scuola non fa eccezione (non importa che si parli di istituti pubblici o privati). Quali sono gli aspetti salienti di questo ruolo? Essenziale è rammentare che la figura del DPO, a differenza del responsabile del trattamento dei dati, deve essere indipendente dal titolare del trattamento e non deve ricevere da lui istruzione alcuna.

Attenzione: questo non significa che il titolare del trattamento dei dati non intervenga! La figura in questione, infatti, è tenuta a fornire al DPO tutti i mezzi e le istruzioni per svolgere al meglio la propria mansione in ambito data protection. Il DPO di una scuola può essere sia interno, sia esterno. Nel secondo caso, la nomina deve avvenire a seguito della partecipazione a una procedura di selezione. Quest’ultima deve essere caratterizzata da dettagli relativi ai requisiti di partecipazione, per non parlare degli estremi relativi alla durata dell’incarico.

Una parentesi basilare sulla quale soffermarsi riguarda la possibilità, per il DPO nella scuola, di fare riferimento a veri e propri fari normativi, come per esempio le linee guida del MIUR adottate a seguito del D.M. 89 del 7 agosto 2020. Da non dimenticare è anche l’importanza, per la figura sulla quale è incentrato questo paragrafo, del provvedimento dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali risalente al 26 marzo 2020. Tornando un attimo alla nomina e considerando il caso del DPO interno, concludiamo facendo presente la necessità di redigere un atto di designazione caratterizzato dalla presenza di dettagli sui compiti e sulle motivazioni che hanno portato alla scelta di una determinata figura

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