Come organizzare eventi e feste in villa

Come organizzare eventi e feste in villa

Cerimonie importanti come ricevimenti di matrimonio, anniversari, kick-off aziendali, meeting, manifestazioni per la raccolti di fondi o beneficenza, richiedono delle location altrettanto importanti come castelli, ville storiche, ville con parco. Roma è una città particolarmente ricca di location esclusive, ristrutturate e adibite all’accoglienza di party ed eventi esclusivi. Le ville per feste a Roma sono per lo più gestite da privati o agenzie e allora a cosa bisogna prestare attenzione nella scelta di un’agenzia che organizza eventi in villa? Come si organizza un evento? Quali sono gli elementi a cui prestare attenzione?

Come organizzare una festa in villa

Per la buona riuscita di un evento o cerimonia importante in una location altrettanto impegnativa richiede il chiarimento immediato di due aspetti della progettazione:

  • L’obiettivo della festa
  • Il budget a disposizione.

Una volta focalizzato l’obiettivo – che sia un meeting, una festa importante per rilanciare la propria immagine o raccogliere offerte o aumentare introiti – il passaggio successivo è definire il budget. Il cliente definisce un tetto di spesa compatibile con le richieste e gli obiettivi, per cui è importante che chi offre il servizio di noleggio di ville per feste sia altrettanto onesto rispetto alle aspettative e che non prometta cose che poi non sono ottenibili, dalle attrezzature necessarie, allo staff da assumere per l’occasione, dai servizi ai gadget di ricordo da donare a fine cerimonia (bomboniere, brochure, piccoli oggetti con il logo dell’azienda e così via).

Le feste in villa possono prevedere un allestimento all’interno o all’esterno – dipende dalla stagione – e richiedono l’utilizzo di uno staff qualificato dai camerieri, ai fornitori, al catering. Non è escluso che l’organizzatore dell’evento possa far ricorso a risorse interne o a personale esterno remunerato o anche volontari. La scelta è spesso influenzata dal budget, ma anche dal tipo di evento. In ogni caso è compito dell’organizzatore assicurare sempre la professionalità dello staff.

Un aspetto da non trascurare è la tipologia di partecipanti all’evento: famiglie, ragazzi, manager, sportivi, politici, personaggi dello spettacolo. Il cliente deve rendere nota il numero dei partecipanti atteso e la tipologia affinché l’organizzatore adegui anche gli addobbi, la presenza o meno di musica (e il genere di musica per accompagnare l’evento), i colori, la presenza o meno di fiori o di elementi che ricordano il tema dell’evento.

Tra gli aspetti importanti da considerare è la “comunicazione”, vale a dire la predisposizione degli inviti, ma anche locandine, media e internet nel caso di manifestazioni che coinvolgono le autorità o che necessitano di una particolare copertura pubblicitaria e questo significa che l’organizzatore dell’evento deve essere dotato di un ufficio stampa adeguato.

Infine, un aspetto non trascurabile è il cibo da affidare a professionisti del catering. La qualità deve essere sempre elevata, ma ancora una volta il budget può influenzare le scelte prediligendo il buffet al pranzo o cena con tavola imbandita. Di pari passo al buon cibo, c’è anche l’animazione prevedendo la presenza di animatori per bambini (se presenti), cantanti o DJ, fantasisti per allietare gli ospiti.

Tutti questi elementi contribuiscono alla riuscita di una festa in villa, sapendo che tutto ha un costo, ma che può sempre valere la pena per se e per gli ospiti.

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